Нейросеть для документов: может ли ИИ составлять счета, акты и договоры?

Как ИИ делает счёт: одна строка в чате

Никаких форм. Вы пишете в чат команды так же, как попросили бы коллегу: «@Марк сделай счёт для Софи Мартен за обслуживание котла». Марк отвечает — «Готово. Счёт на 180,00 EUR, оплата до 10 октября», — а под его сообщением лежит PDF-карточка. Можно и сказать Лео, что нужно, — он передаст дело; в чате это видно как «Лео → Марк».

• Клиент и заказ. Марк находит их в своих записях — часто это заказ, который Синди приняла по телефону, — или переспрашивает, кому и за что счёт.
• Цены — только из вашего списка «Услуги и цены». Чего там нет, о том Марк спросит, а не будет угадывать.
• Ваши реквизиты — название, банковский блок, логотип, подпись, печать и следующий номер вашей серии — берутся из шаблона счёта.
• PDF открывается из карточки: проверьте его, а потом перешлите, распечатайте или сохраните.
• Архив — без вашего участия. Документ сам попадает в «Документы», счёт — ещё и в свой заказ, а если в счёте есть срок оплаты и деньги не пришли, вы получите напоминание.

Чтобы что-то изменить, просто скажите что. Марк сделает исправленную версию, а старую копию перенесёт в «Удалённые», где она ждёт 90 дней, прежде чем исчезнуть насовсем.

Что составляет Марк

Каждый документ приходит в чат настоящим PDF, и их три вида:

• По вашим шаблонам: счета, акты выполненных работ, справки, отчёты и письма. У каждого неизменная структура, а счета, акты и справки нумеруются вашей собственной серией.
• Верстает сам Марк: коммерческие предложения, сметы, договоры, квитанции, прайс-листы и другие документы — под их назначение, с вашими реквизитами, логотипом, подписью и печатью.
• Не только бумаги: презентации, таблицы и диаграммы.

Нет НДС — нет и колонки НДС. Если вы не начисляете налог, колонки налога в счёте просто не будет. Документ составляется на языке, на котором вы пишете Марку; для клиента из-за границы попросите другой язык.

Реальных данных он не выдумывает. Название компании, налоговый номер, банковские реквизиты, дату или сумму, которых ему не называли, Марк сначала переспросит — одним коротким сообщением. Документы, карточки клиентов и заказы зашифрованы при передаче и хранении, а ещё и отдельным ключом Weyvox (см. Политику конфиденциальности, на английском).

Ваши шаблоны, бланки и реквизиты

На странице Марка в разделе «PDF шаблоны» лежит то, из чего собирается каждый тип документа: «Счёт», «Акт выполненных работ», «Справка», «Отчёт» и «Письмо».

• Что в шаблоне: кто выдаёт документ, банковский блок, серия нумерации, кто подписывает, ваш логотип, подпись, нарисованная пальцем, и печать (PNG или SVG с прозрачным фоном), а ещё примечание, которое печатается на каждом документе этого типа, — скажем, формулировка, которой требует ваш статус.
• Скажите Марку один раз. Напишите в чате «мой IBAN …» — он сам сохранит его в шаблон, и следующий документ уже будет с ним.
• Номера выдаёт приложение — по порядку; агент их никогда не выдумывает.
• Каждый шаблон — сам по себе: счета и справки могут выходить от разных лиц, а реквизиты другой стороны идут в документ, а не в ваш шаблон.
• «Ваши формы». Если ваш бизнес обязан пользоваться утверждённым бланком, отправьте Марку файл и попросите его сохранить. Марк положит оригинал в архив, один раз воспроизведёт бланк с вашими реквизитами и полями для заполнения, а дальше будет заполнять его сам — спрашивая только то, чего не знает. Используйте бланки, на которые у вас есть права.

Все подробности — в документации (на английском).

Три примера из жизни

Сантехник-ИП — прямо из машины. Работа закончена, следующий вызов — на другом конце города. Прежде чем ехать, он пишет: «@Марк счёт за работу у Ивановых, оплата в течение 14 дней». Марк находит заказ, который на прошлой неделе приняла по телефону Синди, берёт цены смесителя и работы из «Услуги и цены», ставит следующий номер счёта, IBAN, логотип и подпись из шаблона — и PDF уже в чате, осталось переслать. Если к сроку оплаты денег не будет, он получит напоминание, а Синди может позвонить клиенту и напомнить.

Фотограф и коммерческое предложение. Пара спрашивает, сколько будет стоить съёмка свадьбы. «@Марк коммерческое предложение для Анны и Дмитрия: свадьба 14 июня, восемь часов, 300 обработанных фото и альбом». Марк считает позиции по прайсу; альбома в нём нет, поэтому он спрашивает цену, а не угадывает, — и верстает PDF-предложение с реквизитами и логотипом. Когда пара соглашается, Марк записывает заказ с датой, а после свадьбы счёт составляется из того же заказа.

Мастер по ремонту закрывает объект. «@Марк акт выполненных работ по кухне Петровых, договор № 12». Марк берёт шаблон «Акт выполненных работ»: период, договор, на основании которого выполнены работы, перечень работ и сумма, а рядом — вторая колонка для подписи заказчика. Счёт составляется из того же заказа.

Клиенты, заказы и запись — вместо отдельной CRM для малого бизнеса

Счёт точен настолько, насколько точна запись за ним, поэтому Марк ведёт и записи — то, для чего иначе заводят отдельную клиентскую базу или CRM.

• «Информация о бизнесе» — что агенты знают о вашем бизнесе: название, график, условия, способы оплаты. Марк заполняет её с ваших слов или с вашего сайта и никогда не добавляет выдуманного.
• «Клиенты» — контакты, метки, заметка, которую агенты читают перед разговором с этим клиентом, его заказы и звонки.
• «Заказы клиентов» — появляются, когда клиент действительно согласился купить или записаться: позиции с ценами из вашего прайса, время и адрес. Этапы — новый → в работе → выполнен или отменён, либо словами вашего дела: Марк может переименовать этапы и добавить до трёх собственных полей.
• Запись на свободное время. Прежде чем назвать время, Марк проверяет ваш график, уже назначенные заказы и занятость в календаре (Google Календарь или календари телефона; хранится только время занятости, без названий событий) и предлагает только действительно свободные окна.
• SMS-подтверждения — клиенту приходит то, о чём договорились. Отправитель — «Weyvox», а текст начинается с названия вашего бизнеса.
• Последнее слово — за вами. Заказ, который создал агент, помечен «Не подтверждён», пока вы не проверите его и не нажмёте «Подтвердить».

Когда Синди отвечает на звонок и человек записывается, заказ уже есть в списке — и ждёт счёта от Марка, как только работа будет сделана.

Оплаты и долги: кто сколько должен

• У каждого заказа есть статус оплаты — не оплачено, частично или оплачено, с полученной суммой и способом, — отдельно от этапа. Выполненный, но не оплаченный заказ остаётся на виду как долг.
• Спрашивайте обычными словами: «кто мне должен?», «сколько я заработал в этом месяце по сравнению с прошлым?». Марк отвечает по вашим заказам и документам: выручка, долги, расходы по документам поставщиков и налоговым документам и что остаётся прибылью.
• Сроки оплаты под присмотром. Когда наступает срок оплаты счёта, а заказ всё ещё не оплачен, вы получаете напоминание, и счёт появляется в «Результатах» в блоке «Требует вашего внимания».
• Вкладка «Результаты» показывает выручку, «Выставлено» и «Не оплачено» — сколько клиенты должны вам сейчас по всем заказам; нажмите, чтобы увидеть неоплаченные заказы. А каждый понедельник в системный чат приходит список должников.
• Банковская выписка. Отправьте её — Марк сопоставит суммы с неоплаченными заказами и предложит, что отметить оплаченным, а отметит после вашего «да».
• Оплату отмечает только с ваших слов — никогда не из того, что работа выполнена, счёт выставлен или клиент сказал, что заплатил: «@Лео Софи оплатила. Отметь счёт и отправь ей SMS с благодарностью».

Хотите, чтобы «Не оплачено» уменьшалось? Синди может позвонить клиенту насчёт просроченного счёта, а на планах «Бизнес» и «Профессионал» это можно сделать целью: «долг» — один из показателей, к которым Лео ведёт команду, и считает его сам Weyvox по вашим заказам.

Самостоятельность: спрашивать или действовать самому

У каждого агента на его странице есть переключатель «Самостоятельность». Для Марка он решает, ждать ли вашего «да»:

• Выключено. Перед записью на время, изменением заказа, SMS клиенту или выставлением счёта, акта или договора Марк показывает, что собирается сделать, и ждёт вашего «да». Просьба, в которой уже сказано, что именно сделать, и есть это «да»; читать, искать и считать он может без подтверждения.
• Включено. Марк сам ведёт клиентов, заказы и документы — записывает на свободное время, обновляет заказы, отправляет SMS-подтверждения, готовит счета, акты и договоры — и одной строкой говорит, что сделал.

Что бы ни показывал переключатель, оплату Марк отмечает только тогда, когда вы скажете, что деньги пришли.

Программа для выставления счетов, бухгалтер или ИИ: сравнение

Счета и предложения в малом бизнесе обычно делают одним из четырёх способов, и у каждого своё место:

Они хорошо сочетаются: Марк — для ежедневных бумаг, бухгалтер — для учёта и налогов, а сертифицированная платформа — там, где её требует закон.

Сколько стоит

Работа Марка оплачивается так же, как работа каждого агента: по объёму текста, который агент читает и пишет, — 3 € за миллион токенов на входе, 15 € — на выходе. Симулятор расходов на странице тарифов считает средний документ — счёт, акт, договор или отчёт — примерно в 0,60 €, а SMS клиенту стоит около 0,08 € за сегмент в зависимости от страны.

Пример. Двадцать счетов и двадцать SMS-подтверждений в месяц: 20 × 0,60 € = 12,00 € плюс 20 × 0,08 € = 1,60 € — всего около 13,60 €. Это укладывается в 25 € ежемесячного кредита плана «Старт» (19 € в месяц без НДС) и оставляет около 11,40 € на остальную работу команды. «Бизнес» (89 € без НДС) даёт 110 € кредита в месяц, «Профессионал» (199 € без НДС) — 250 €.

Сначала тратится кредит, потом баланс. Документы занимают место в хранилище: 5 ГБ включено. Каждое списание видно в «Баланс и использование», а все цены за единицу — на странице тарифов.

Чего Марк не сделает

• Не даёт юридических, налоговых или бухгалтерских советов. Его документы — черновики по вашему заказу, составленные из того, что вы сказали, и из ваших шаблонов; Weyvox не проверяет их на соответствие правилам выставления счетов или налоговым правилам какой-либо страны. Проверяйте каждый документ перед отправкой — суммы, даты, реквизиты обеих сторон и всё, чего требует ваша страна. Отправленный документ — ваш.
• Не является платформой электронных счетов. Weyvox не сертифицированная платформа электронного выставления счетов и ничего не передаёт в налоговую — ни счетов, ни отчётности. Во Франции, например, реформа электронных счетов поэтапно переводит счета между компаниями (B2B) на сертифицированные платформы. Если закон требует выставлять или получать счета — или чеки — через определённую платформу или систему, пользуйтесь ею.
• Не подписывает и не заверяет. Подпись и печать на PDF — это изображения, которые вы добавили в шаблон. Документ выдаёте вы: Weyvox документы не выдаёт, не подписывает и не заверяет.
• Не выдумывает цифр. Никаких выдуманных цен, дат, реквизитов или номеров документов: чего ему не сказали, то он переспросит.
• Не отмечает оплату сам. Только с ваших слов — и «я уже заплатил» от клиента по телефону не считается.
• Не ведёт бухгалтерию и не сдаёт отчётность. Выручка, расходы и прибыль — цифры, которые помогают вам вести дело; бухгалтерия, декларации и налоговые советы остаются за вами и вашим бухгалтером.

Точные условия — в разделе 13 Условий использования (на английском).

Один из четырёх

Марк — агент бизнеса в Weyvox, AI-команде из четырёх агентов: Лео руководит командой, помнит важное и ведёт ваши цели, Синди отвечает на звонки на номер бизнеса и звонит клиентам, Алиса ведёт соцсети. Поэтому счёт редко бывает началом истории: Синди принимает запись по телефону, Марк превращает её в заказ, а потом — в счёт, а «собрать долги клиентов» может стать целью, которую Лео ведёт для всей команды.

Ещё справочники: ИИ-секретарь для бизнеса · ИИ для звонков · Нейросеть для постов и соцсетей · ИИ для бизнеса: команда AI-агентов · Приложение для самозанятых и ИП.

Вопросы, которые задают

Поручите Марку следующий счёт

Проще всего увидеть Марка в деле на знакомстве сразу после регистрации: Синди на тестовом звонке на ваш телефон принимает настоящий заказ, а Марк превращает его в готовый документ — ещё до того, как вы выберете план. Weyvox — приложение для iPhone и Android.

Знакомство с командой · Все справочники