Програма для рахунків і актів з AI: документи з одного рядка в чаті

Як виставити рахунок з AI: один рядок у чаті

Жодних форм. Ви пишете в чат команди так само, як попросили б колегу: «@Марк зроби рахунок для Софі Мартен за обслуговування котла». Марк відповідає — «Готово. Рахунок на 180,00 EUR, оплата до 10 жовтня», — а під його повідомленням лежить PDF-картка. Можна й сказати Лео, що потрібно, — він передасть справу; у чаті це видно як «Лео → Марк».

• Клієнт і замовлення. Марк знаходить їх у своїх записах — часто це замовлення, яке Сінді прийняла телефоном, — або перепитує, кому й за що рахунок.
• Ціни — лише з вашого списку «Послуги і ціни». Чого там немає, про те Марк спитає, а не вгадуватиме.
• Ваші реквізити — назва, банківський блок, логотип, підпис, печатка й наступний номер вашої серії — беруться з шаблону рахунку.
• PDF відкривається з картки: перевірте його, а тоді перешліть, роздрукуйте чи збережіть.
• Архів — без вашої участі. Документ сам потрапляє в «Документи», рахунок — ще й до свого замовлення, а якщо в рахунку є строк оплати й гроші не прийшли, ви отримаєте нагадування.

Щоб щось змінити, просто скажіть що. Марк зробить виправлену версію, а стару копію перенесе у «Видалені», де вона чекає 90 днів, перш ніж зникне назавжди.

Що складає Марк: рахунки, акти, договори й пропозиції

Кожен документ приходить у чат справжнім PDF, і їх три види:

• За вашими шаблонами: рахунки, акти виконаних робіт, довідки, звіти й листи. У кожного незмінна структура, а рахунки, акти й довідки нумеруються вашою власною серією.
• Верстає сам Марк: комерційні пропозиції, кошториси, договори, квитанції, прайс-листи та інші документи — під їхнє призначення, з вашими реквізитами, логотипом, підписом і печаткою.
• Не лише папери: презентації, таблиці й діаграми.

Немає ПДВ — немає й колонки ПДВ. Якщо ви не нараховуєте податок, колонки податку в рахунку просто не буде. Документ складається мовою, якою ви пишете Марку; для клієнта з-за кордону попросіть іншу мову.

Реальних даних він не вигадує. Назву компанії, податковий номер, банківські реквізити, дату чи суму, яких йому не називали, Марк спершу перепитає — одним коротким повідомленням. Документи, картки клієнтів і замовлення зашифровано при передачі й зберіганні, а ще й окремим ключем Weyvox (див. Політику конфіденційності, англійською).

Ваші шаблони, бланки й реквізити

На сторінці Марка в розділі «PDF шаблони» лежить те, з чого складається кожен тип документа: «Рахунок», «Акт виконаних робіт», «Довідка», «Звіт» і «Лист».

• Що в шаблоні: хто видає документ, банківський блок, серія нумерації, хто підписує, ваш логотип, підпис, намальований пальцем, і печатка (PNG або SVG із прозорим тлом), а ще примітка, яка друкується на кожному документі цього типу, — скажімо, формулювання, якого вимагає ваш статус.
• Скажіть Марку один раз. Напишіть у чаті «мій IBAN …» — він сам збереже його в шаблон, і наступний документ уже буде з ним.
• Номери видає застосунок — по порядку; агент їх ніколи не вигадує.
• Кожен шаблон — сам по собі: рахунки й довідки можуть виходити від різних осіб, а реквізити другої сторони йдуть у документ, а не у ваш шаблон.
• «Ваші форми». Якщо ваш бізнес мусить користуватися затвердженим бланком, надішліть Марку файл і попросіть його зберегти. Марк покладе оригінал в архів, один раз відтворить бланк із вашими реквізитами й полями для заповнення, а далі заповнюватиме його сам — питаючи лише те, чого не знає. Використовуйте бланки, на які маєте право.

Усі подробиці — у документації (англійською).

Три приклади з життя

Сантехнік-ФОП — просто з бусика. Роботу закінчено, наступний виклик — на іншому кінці міста. Перш ніж рушити, він пише: «@Марк рахунок за роботу в Коваленків, оплата протягом 14 днів». Марк знаходить замовлення, яке минулого тижня прийняла телефоном Сінді, бере ціни змішувача й роботи з «Послуги і ціни», ставить наступний номер рахунку, IBAN, логотип і підпис із шаблону — і PDF уже в чаті, лишається переслати. Якщо до строку оплати грошей не буде, він отримає нагадування, а Сінді може подзвонити клієнту й нагадати.

Фотограф і комерційна пропозиція. Пара питає, скільки коштуватиме зйомка весілля. «@Марк комерційна пропозиція для Олени й Тараса: весілля 14 червня, вісім годин, 300 оброблених фото й альбом». Марк рахує позиції за прайсом; альбому в ньому немає, тож він питає ціну, а не вгадує, — і верстає PDF-пропозицію з реквізитами й логотипом. Коли пара погоджується, Марк записує замовлення з датою, а після весілля рахунок складається з того самого замовлення.

Майстер з ремонту закриває об’єкт. «@Марк акт виконаних робіт по кухні Бондаренків, договір № 12». Марк бере шаблон «Акт виконаних робіт»: період, договір, на підставі якого виконано роботи, перелік робіт і сума, а поруч — друга колонка для підпису замовника. Рахунок складається з того самого замовлення.

AI CRM для малого бізнесу: клієнти, замовлення й запис

Рахунок точний настільки, наскільки точний запис за ним, тож Марк веде й записи — те, для чого інакше заводять окрему клієнтську базу чи CRM.

• «Інформація про бізнес» — що агенти знають про ваш бізнес: назва, графік, умови, способи оплати. Марк заповнює її з ваших слів або з вашого сайту й ніколи не додає вигаданого.
• «Клієнти» — контакти, мітки, нотатка, яку агенти читають перед розмовою з цим клієнтом, його замовлення й дзвінки.
• «Замовлення клієнтів» — з’являються, коли клієнт справді погодився купити чи записатися: позиції з цінами з вашого прайсу, час і адреса. Етапи — нове → в роботі → виконано або скасовано, чи словами вашої справи: Марк може перейменувати етапи й додати до трьох власних полів.
• Запис на вільний час. Перш ніж назвати час, Марк перевіряє ваш графік, уже призначені замовлення й зайнятість у календарі (Google Календар або календарі телефона; зберігається лише час зайнятості, без назв подій) і пропонує тільки справді вільні вікна.
• SMS-підтвердження — клієнту приходить те, про що домовились. Відправник — «Weyvox», а текст починається з назви вашого бізнесу.
• Останнє слово — за вами. Замовлення, яке створив агент, позначене «Не підтверджено», доки ви не перевірите його й не натиснете «Підтвердити».

Коли Сінді відповідає на дзвінок і людина записується, замовлення вже є в списку — і чекає рахунку від Марка, щойно роботу буде виконано.

Оплати й борги: хто скільки винен

• У кожного замовлення є стан оплати — не оплачено, частково чи оплачено, з отриманою сумою й способом, — окремо від етапу. Виконане, але не оплачене замовлення лишається на виду як борг.
• Питайте звичайними словами: «хто мені винен?», «скільки я заробив цього місяця порівняно з минулим?». Марк відповідає з ваших замовлень і документів: виручка, борги, витрати за документами постачальників і податковими документами та що лишається прибутком.
• Строки оплати під наглядом. Коли настає строк оплати рахунку, а замовлення досі не оплачене, ви отримуєте нагадування, і рахунок з’являється в «Результатах» в блоці «Потребує вашої уваги».
• Вкладка «Результати» показує виручку, «Виставлено» й «Не сплачено» — скільки клієнти винні вам зараз по всіх замовленнях; натисніть, щоб побачити несплачені замовлення. А щопонеділка в системний чат приходить список боржників.
• Банківська виписка. Надішліть її — Марк зіставить суми з несплаченими замовленнями й запропонує, що позначити оплаченим, а позначить після вашого «так».
• Оплату позначає лише з ваших слів — ніколи не з того, що роботу виконано, рахунок виставлено чи клієнт сказав, що заплатив: «@Лео Софі оплатила. Познач рахунок і надішли їй SMS-подяку».

Хочете, щоб «Не сплачено» меншало? Сінді може подзвонити клієнту щодо простроченого рахунку, а на планах «Бізнес» і «Професіонал» це можна зробити метою: «борг» — один із показників, до яких Лео веде команду, і рахує його сам Weyvox з ваших замовлень.

Самостійність: питати чи діяти самому

У кожного агента на його сторінці є перемикач «Самостійність». Для Марка він вирішує, чи чекати вашого «так»:

• Вимкнено. Перед записом на час, зміною замовлення, SMS клієнту чи виставленням рахунку, акта або договору Марк показує, що збирається зробити, і чекає вашого «так». Прохання, у якому вже сказано, що саме зробити, і є цим «так»; читати, шукати й рахувати він може без підтвердження.
• Увімкнено. Марк сам веде клієнтів, замовлення й документи — записує на вільний час, оновлює замовлення, надсилає SMS-підтвердження, готує рахунки, акти й договори — і одним рядком каже, що зробив.

Хоч би що показував перемикач, оплату Марк позначає лише тоді, коли ви скажете, що гроші прийшли.

Вручну, шаблони, програма для рахунків, бухгалтер чи AI: порівняння

Рахунки й пропозиції в малому бізнесі зазвичай роблять одним із чотирьох способів, і в кожного своє місце:

Вони добре поєднуються: Марк — для щоденних паперів, бухгалтер — для обліку й податків, а сертифікована платформа — там, де її вимагає закон.

Скільки коштує рахунок з AI

Робота Марка оплачується так само, як робота кожного агента: за обсягом тексту, який агент читає й пише, — 3 € за мільйон токенів на вході, 15 € — на виході. Симулятор витрат на сторінці тарифів рахує середній документ — рахунок, акт, договір чи звіт — приблизно в 0,60 €, а SMS клієнту коштує близько 0,08 € за сегмент залежно від країни.

Приклад. Двадцять рахунків і двадцять SMS-підтверджень на місяць: 20 × 0,60 € = 12,00 € плюс 20 × 0,08 € = 1,60 € — разом близько 13,60 €. Це вкладається в 25 € щомісячного кредиту плану «Старт» (19 € на місяць без ПДВ) і лишає близько 11,40 € на решту роботи команди. «Бізнес» (89 € без ПДВ) дає 110 € кредиту на місяць, «Професіонал» (199 € без ПДВ) — 250 €.

Спершу витрачається кредит, потім баланс. Документи займають місце у сховищі: 5 ГБ включено. Кожне списання видно в «Баланс та використання», а всі ціни за одиницю — на сторінці тарифів.

Чого Марк не зробить

• Не дає юридичних, податкових чи бухгалтерських порад. Його документи — чернетки на ваше замовлення, складені з того, що ви сказали, і з ваших шаблонів; Weyvox не перевіряє їх на відповідність правилам виставлення рахунків чи податковим правилам будь-якої країни. Перевіряйте кожен документ перед відправленням — суми, дати, реквізити обох сторін і все, чого вимагає ваша країна. Надісланий документ — ваш.
• Не є платформою електронних рахунків. Weyvox не є сертифікованою платформою електронного виставлення рахунків і нічого не надсилає до податкової — ні рахунків, ні звітності. У Франції, наприклад, реформа електронних рахунків поетапно переводить рахунки між компаніями (B2B) на сертифіковані платформи. Якщо закон вимагає виставляти чи отримувати рахунки через певну платформу або систему — користуйтеся нею.
• Не підписує й не засвідчує. Підпис і печатка на PDF — це зображення, які ви додали в шаблон. Документ видаєте ви: Weyvox документів не видає, не підписує й не засвідчує.
• Не вигадує цифр. Жодних вигаданих цін, дат, реквізитів чи номерів документів: чого йому не сказали, те він перепитає.
• Не позначає оплату сам. Лише з ваших слів — і «я вже заплатив» від клієнта на дзвінку не рахується.
• Не веде бухгалтерію й не подає звітність. Виручка, витрати й прибуток — цифри, які допомагають вам вести справу; бухгалтерія, декларації й податкові поради лишаються за вами й вашим бухгалтером.

Точні умови — у розділі 13 Умов використання (англійською).

Один із чотирьох

Марк — агент бізнесу у Weyvox, AI-команді з чотирьох: Лео керує командою, пам’ятає важливе й веде ваші цілі, Сінді відповідає на дзвінки на номер бізнесу й дзвонить клієнтам, Аліса веде соцмережі. Тому рахунок рідко буває початком історії: Сінді приймає запис телефоном, Марк перетворює його на замовлення, а згодом — на рахунок, а «зібрати борги клієнтів» може стати метою, яку Лео веде для всієї команди.

Ще довідники: AI-секретар для бізнесу · AI, який дзвонить за вас · AI-маркетолог для бізнесу · ШІ для бізнесу · застосунок для ФОП.

Питання, які ставлять

Доручіть Марку наступний рахунок

Найпростіше побачити Марка в роботі — на знайомстві одразу після реєстрації: Сінді на тестовому дзвінку на ваш телефон приймає справжнє замовлення, а Марк перетворює його на готовий документ — ще до того, як ви оберете план. Weyvox — застосунок для iPhone та Android.

Знайомство з командою · Усі довідники