IA pour faire des devis et factures : comment ça marche dans une petite entreprise

Comment l’IA fait une facture : une ligne dans le chat

Aucun formulaire à remplir. Vous écrivez dans le chat de l’équipe, comme vous le demanderiez à un collègue : « @Marc fais une facture à Sophie Martin pour l’entretien de la chaudière ». Marc répond : « C’est fait. La facture est de 180,00 EUR, à régler avant le 10 octobre. » Le PDF est juste sous son message, en carte de fichier. Vous pouvez aussi dire à Leo ce qu’il vous faut : il transmet, et le chat l’affiche comme « Leo → Marc ».

• Le client et la commande. Marc les retrouve dans ce qu’il tient à jour — souvent une commande que Cindy a prise au téléphone — ou vous demande à qui et pour quoi facturer.
• Les prix viennent uniquement de votre liste « Prestations et prix ». Ce qui n’y figure pas, il vous le demande au lieu de le deviner.
• Vos coordonnées — nom ou raison sociale, bloc bancaire, logo, signature, cachet et prochain numéro de votre série — viennent de votre modèle de facture.
• Le PDF s’ouvre depuis la carte : vérifiez-le, puis transférez-le, imprimez-le ou enregistrez-le.
• Le classement se fait tout seul. Le document part dans « Documents », la facture se rattache à sa commande, et une échéance de paiement vous vaut un rappel si l’argent n’est pas arrivé.

Pour modifier quelque chose, dites simplement quoi. Marc en fait une version corrigée, et l’ancienne passe dans « Supprimés », où elle attend 90 jours avant d’être effacée.

Devis, factures, contrats : ce que prépare Marc

Chaque document arrive en vrai PDF dans le chat, et il y en a de trois sortes :

• Sur vos modèles : factures, procès-verbaux de réception, attestations, rapports et lettres. Chacun a une mise en page fixe, et factures, procès-verbaux et attestations sont numérotés dans votre propre série.
• Mis en page par Marc : devis, offres, contrats, reçus, grilles tarifaires et autres documents — conçus pour leur usage, avec vos coordonnées, votre logo, votre signature et votre cachet.
• Au-delà des papiers : présentations, tableaux et graphiques.

Pas de TVA, pas de colonne TVA. Si vous ne facturez pas de taxe, la colonne n’apparaît tout simplement pas sur la facture. Le document est rédigé dans la langue dans laquelle vous écrivez à Marc ; pour un client à l’étranger, demandez une autre langue.

Il n’invente jamais de données réelles. Une raison sociale, un numéro SIRET ou de TVA, des coordonnées bancaires, une date ou un montant qu’on ne lui a pas donnés : il vous les demande d’abord, en un seul message court. Vos documents, fiches clients et commandes sont chiffrés en transit et au repos, et en plus avec une clé propre à Weyvox (voir la politique de confidentialité, en anglais).

Vos modèles, formulaires et coordonnées

Sur la page de Marc, « Modèles PDF » contient ce à partir de quoi chaque type de document est construit : « Facture », « Procès-verbal de réception », « Attestation », « Rapport » et « Lettre ».

• Ce que contient un modèle : qui émet le document, le bloc bancaire, la série de numérotation, le signataire, votre logo, une signature tracée du doigt et un cachet (PNG ou SVG sur fond transparent), plus une note imprimée sur chaque document de ce type — par exemple les mentions qu’exige votre statut.
• Dites-le une fois à Marc. Écrivez « mon IBAN est… » dans le chat : il l’enregistre lui-même dans le modèle, et le document suivant le porte déjà.
• Les numéros sont attribués par l’application, dans l’ordre — jamais inventés par l’agent.
• Chaque modèle est indépendant : vos factures et vos attestations peuvent venir d’entités différentes, et les coordonnées de l’autre partie vont dans le document, jamais dans votre modèle.
• « Vos formulaires ». Pour un formulaire officiel que votre activité doit utiliser, envoyez le fichier à Marc et demandez-lui de le garder. Il range l’original, reproduit le formulaire une fois avec vos coordonnées et les champs à remplir, puis le remplit pour vous — en ne demandant que les valeurs qu’il n’a pas. N’utilisez que des formulaires que vous avez le droit d’utiliser.

Tous les détails figurent dans la documentation (en anglais).

Trois exemples : devis et factures dans le BTP et les services

Un plombier auto-entrepreneur, depuis sa camionnette. Le chantier est fini, le suivant est à l’autre bout de la ville. Avant de repartir, il écrit : « @Marc facture pour le chantier Durand, à régler sous 14 jours. » Marc retrouve la commande que Cindy a prise au téléphone la semaine dernière, chiffre le mitigeur et la main-d’œuvre d’après « Prestations et prix », ajoute le prochain numéro de facture, l’IBAN, le logo et la signature du modèle — et le PDF est dans le chat, prêt à être transféré. Si l’argent n’est pas arrivé à l’échéance, il reçoit un rappel, et Cindy peut passer l’appel de relance.

Le devis d’une photographe. Un couple demande combien coûterait son mariage. « @Marc devis pour Claire et Thomas : mariage le 14 juin, huit heures, 300 photos retouchées et un album. » Marc chiffre les lignes d’après sa grille ; l’album n’y figure pas, alors il lui en demande le prix au lieu de le deviner, puis met en page un devis PDF avec ses coordonnées et son logo. Quand le couple dit oui, Marc enregistre la commande à sa date — et après le mariage, la facture part de cette même commande.

Un cuisiniste qui termine un chantier. « @Marc procès-verbal de réception pour la cuisine Lefebvre, contrat n° 12. » Marc utilise le modèle « Procès-verbal de réception » : la période, le contrat sur lequel s’appuient les travaux, les travaux réalisés et le total, avec une deuxième colonne de signature pour le client. La facture suit à partir de la même commande.

Clients, commandes et rendez-vous

Une facture ne vaut que ce que vaut le dossier derrière elle : Marc tient donc aussi le dossier — ce qui, sinon, vivrait dans un fichier clients ou un CRM à part.

• « Profil de l’entreprise » — ce que les agents savent de votre activité : nom, horaires, conditions, moyens de paiement. Marc le remplit à partir de ce que vous lui dites ou de votre site, et n’y ajoute jamais rien d’inventé.
• « Clients » — coordonnées, étiquettes, une note que les agents lisent avant de parler à ce client, ses commandes et ses appels.
• « Commandes clients » — créées quand un client accepte vraiment d’acheter ou de réserver, avec les lignes chiffrées d’après votre grille, l’heure et l’adresse. Les étapes suivent l’ordre nouvelle → en cours → terminée, ou annulée — ou portent les mots de votre métier : Marc peut les renommer et ajouter jusqu’à trois champs à vous.
• Rendez-vous. Avant de proposer un horaire, Marc vérifie vos horaires de travail, les commandes déjà planifiées et vos périodes occupées dans votre agenda (Google Agenda ou les agendas du téléphone ; seules les périodes occupées sont conservées, jamais les titres des événements), et ne propose que des créneaux réellement libres.
• Confirmations par SMS — ce qui a été convenu, envoyé au client. L’expéditeur est « Weyvox », et le texte commence par le nom de votre entreprise.
• Le dernier mot vous revient. Une commande créée par un agent est marquée « Non confirmée » jusqu’à ce que vous la vérifiiez et touchiez « Confirmer ».

Quand Cindy répond à un appel et que la personne réserve, la commande est déjà dans la liste — elle n’attend plus que la facture de Marc, une fois le travail fait.

Paiements et impayés : qui vous doit quoi

• Chaque commande a un état de paiement — non payée, partiellement payée ou payée, avec le montant reçu et le moyen de paiement —, distinct de son étape. Une commande terminée mais impayée reste visible comme argent dû.
• Demandez avec vos mots : « qui me doit de l’argent ? », « combien ai-je gagné ce mois-ci par rapport au mois dernier ? ». Marc répond à partir de vos commandes et documents : chiffre d’affaires, impayés, dépenses d’après vos factures fournisseurs et documents fiscaux, et ce qui reste en bénéfice.
• Les échéances sont surveillées. Quand une facture arrive à échéance et que la commande n’est toujours pas payée, vous recevez un rappel, et la facture apparaît dans « Résultats », sous « Requiert votre attention ».
• L’onglet « Résultats » affiche le chiffre d’affaires, « Facturé » et « Impayé » — ce que vos clients vous doivent à ce jour, toutes commandes confondues ; touchez-le pour voir les commandes impayées. Et chaque lundi, une liste des débiteurs arrive dans la discussion système.
• Relevés bancaires. Envoyez-en un : Marc rapproche les montants des commandes impayées et propose celles à marquer comme payées — puis les marque après votre oui.
• Un paiement n’est marqué que sur votre parole — jamais déduit d’un travail terminé, d’une facture ou d’un client qui dit avoir payé : « @Leo Sophie a payé. Marque la facture et envoie-lui un SMS de remerciement. »

Vous voulez faire baisser l’« Impayé » ? Cindy peut appeler un client au sujet d’une facture en retard, et avec les forfaits Business et Professionnel, vous pouvez en faire un objectif : les impayés font partie des indicateurs vers lesquels Leo mène l’équipe, mesurés par Weyvox à partir de vos propres commandes.

Autonomie : demander d’abord, ou agir seul

Chaque agent a, sur sa page, un interrupteur « Autonomie ». Pour Marc, il décide s’il attend votre oui :

• Désactivée. Avant de réserver un créneau, modifier une commande, envoyer un SMS à un client ou émettre une facture, un procès-verbal ou un contrat, il montre ce qu’il va faire et attend votre oui. Une demande qui dit déjà exactement quoi faire vaut ce oui ; lire, chercher et calculer ne demandent aucune confirmation.
• Activée. Il gère seul les clients, les commandes et les documents — réserve les créneaux libres, met à jour les commandes, envoie les SMS de confirmation et prépare factures, procès-verbaux et contrats — et vous dit en une ligne ce qu’il a fait.

Quelle que soit la position de l’interrupteur, un paiement n’est marqué que lorsque vous dites que l’argent est arrivé.

IA ou logiciel de facturation : face aux autres solutions

Dans une petite entreprise, factures et devis sortent d’ordinaire par l’une de quatre voies, et chacune a sa place :

Elles se combinent bien : Marc pour la paperasse du quotidien, l’expert-comptable pour la comptabilité et les impôts, et une plateforme agréée partout où la loi l’exige.

Ce que coûte un devis ou une facture par IA

Le travail de Marc se paie comme celui de chaque agent : selon le volume de texte que l’agent lit et écrit — 3 € par million de jetons en entrée, 15 € en sortie. Le simulateur de dépenses de la page des tarifs compte un document moyen — facture, devis, contrat ou rapport — à environ 0,60 €, et un SMS à un client coûte environ 0,08 € le segment, selon le pays.

Un exemple. Vingt factures et vingt SMS de confirmation par mois : 20 × 0,60 € = 12,00 €, plus 20 × 0,08 € = 1,60 € — soit environ 13,60 €. Cela tient dans les 25 € de crédit mensuel du forfait Start (19 € HT par mois) et laisse environ 11,40 € pour le reste du travail de l’équipe. Business (89 € HT) apporte 110 € de crédit par mois, Professionnel (199 € HT) 250 €.

Le crédit est utilisé en premier, puis votre solde. Les documents comptent dans votre stockage : 5 Go sont inclus. Chaque débit figure dans « Solde et utilisation », et tous les prix à l’unité sont sur la page des tarifs.

Ce que Marc ne fera pas

• Donner un conseil juridique, fiscal ou comptable. Ses documents sont des brouillons que vous avez demandés, construits à partir de ce que vous lui avez dit et de vos modèles ; Weyvox ne vérifie pas leur conformité aux règles de facturation ou fiscales d’aucun pays. Vérifiez chaque document avant de l’envoyer — montants, dates, coordonnées des deux parties et tout ce que votre pays exige. Un document que vous envoyez est le vôtre.
• Servir de plateforme de facturation électronique. Weyvox n’est pas une plateforme agréée de facturation électronique et ne transmet rien à l’administration fiscale — ni factures, ni données d’e-reporting. En France, la réforme de la facturation électronique fait passer, par étapes, les factures entre entreprises (B2B) par des plateformes agréées : là où la loi vous impose d’émettre ou de recevoir vos factures par une plateforme ou un système donné, utilisez-le.
• Signer ou certifier. La signature et le cachet sur un PDF sont les images que vous avez mises dans votre modèle. L’émetteur du document, c’est vous : Weyvox n’émet, ne signe et ne certifie aucun document.
• Inventer un chiffre. Aucun prix, aucune date, aucune coordonnée bancaire ni aucun numéro de document inventés : ce qu’on ne lui a pas dit, il le demande.
• Marquer un paiement de lui-même. Uniquement sur votre parole — et le « j’ai déjà payé » d’un client au téléphone ne compte pas.
• Tenir votre comptabilité ou faire vos déclarations. Chiffre d’affaires, dépenses et bénéfice sont des repères pour piloter votre activité ; la comptabilité, les déclarations et les conseils fiscaux restent votre affaire et celle de votre expert-comptable.

Les conditions exactes figurent à la section 13 des conditions d’utilisation (en anglais).

Une équipe de quatre

Marc est l’agent de gestion de Weyvox, une équipe IA de quatre agents : Leo dirige l’équipe, retient ce qui compte et pilote vos objectifs, Cindy répond sur la ligne de votre entreprise et appelle vos clients, Alice s’occupe des réseaux sociaux. C’est pourquoi une facture est rarement le début de l’histoire : Cindy prend le rendez-vous au téléphone, Marc en fait une commande puis une facture, et « récupérer les impayés » peut devenir un objectif que Leo pilote pour toute l’équipe.

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Les questions qu’on nous pose

Confiez votre prochaine facture à Marc

Le plus simple pour le voir à l’œuvre : la rencontre avec les agents, juste après l’inscription. Cindy prend une vraie commande lors d’un appel test sur votre téléphone, et Marc en fait un document fini — avant même que vous choisissiez un forfait. Weyvox est une application pour iPhone et Android.

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