Répondeur IA professionnel : quand la messagerie vocale ne suffit plus

Répondeur, messagerie vocale ou répondeur IA : quelle différence

Tous les trois répondent quand vous ne répondez pas. La différence, c’est ce qui se passe ensuite — pour l’appelant et pour vous :

La messagerie vocale coûte le moins et ne vous demande rien, mais elle reporte le travail sur l’appelant et sur le temps — ce que cela coûte est détaillé dans Combien d’appels une petite entreprise manque-t-elle, et combien coûte un appel manqué ? Pour une comparaison plus large — secrétaire salariée, permanence téléphonique à distance, autres applications d’IA —, voyez Secrétaire IA pour entreprise.

Ce que fait un répondeur IA au lieu d’enregistrer un message

• Elle accueille l’appelant au nom de votre entreprise et dit qu’elle est l’agent IA qui répond aux appels de l’entreprise. Un client habituel est reconnu à son numéro et appelé par son nom.
• Elle répond à la question à partir du profil de l’entreprise — votre activité, vos horaires, votre adresse, vos prestations et conditions —, et reprend mot pour mot vos réponses aux questions fréquentes.
• Elle n’annonce que vos propres prix. Si quelque chose ne figure pas dans votre grille, elle dit qu’elle va vérifier et revenir vers l’appelant, plutôt que d’inventer un chiffre.
• Elle réserve sur des créneaux réellement libres : vos horaires, moins les commandes déjà planifiées, moins les plages occupées de votre agenda. Si la journée est pleine, elle propose le créneau le plus proche.
• Elle prend la commande en entier — qui, quoi, quand, où, à quel prix — et l’enregistre avant de raccrocher.
• Elle envoie une confirmation par SMS de ce qui a été convenu, après le « oui » de l’appelant. L’expéditeur est « Weyvox », et le texte commence par le nom de votre entreprise.
• Elle prend un message quand ce n’est pas un client qui appelle, pour qu’il vous parvienne quand même.

Elle parle plus de 40 langues : un appel entrant commence dans la langue de votre application et passe à celle de l’appelant dès qu’il en parle une autre. Le déroulé d’un appel, de la première sonnerie à la note, est décrit pas à pas dans Une IA peut-elle répondre au téléphone de mon entreprise à ma place ?

Quand il décroche : en intervention, après la fermeture, ou tout de suite

Activez la « Réponse automatique de l’agent » dans Réglages → Cindy et choisissez combien de temps votre téléphone sonne d’abord chez vous : « Immédiatement », ou 10, 20, 30 ou 40 secondes ; 20 est recommandé. Avec un délai, vous entendez l’appel et pouvez répondre vous-même ; sinon, c’est Cindy qui répond, au lieu d’un bip. Si vous refusez l’appel, elle répond aussitôt, sans attendre le minuteur. Avec « Immédiatement », votre téléphone ne sonne pas du tout.

La réponse automatique fonctionne de la même façon pendant et en dehors de vos horaires : l’appel du soir qui serait autrefois tombé sur le répondeur arrive chez Cindy. Elle répond sur les serveurs de Weyvox, et non sur votre téléphone : cela fonctionne donc même téléphone éteint, en veille ou sans réseau. Chaque délai est décrit dans la documentation (en anglais).

Pas de messagerie à écouter : une note dans le chat

Après chaque appel qu’elle a pris, Cindy écrit une note courte — qui a appelé, ce qu’elle a appris, ce qui a été convenu — dans le chat de ce numéro, dans la langue de votre application, quelle que soit la langue de l’appel. Les accords importants, comme une visite réservée, vous sont signalés à part, pour ne pas se perdre dans un long texte.

• La commande est déjà là. Ce que l’appelant a accepté apparaît dans vos commandes avec l’état « Non confirmée », jusqu’à ce que vous la vérifiiez et touchiez « Confirmer » ; Marc peut en faire une facture à partir de vos propres modèles.
• Aucun audio conservé. Weyvox n’enregistre pas le son des appels : la conversation est transcrite, et la transcription est gardée 24 heures pour que vous puissiez poser des questions sur les détails dans le chat ; ensuite, la note reste.
• Rien ne se perd. Dans « Résultats », le bloc « Requiert votre attention » liste les appels manqués que personne n’a encore rappelés.

Si vous gardez un répondeur classique : que dire dans l’annonce

Toutes les lignes n’ont pas besoin d’une IA, et beaucoup d’entreprises gardent une annonce enregistrée sur un second numéro ou pour les moments où la réponse automatique est coupée. Si vous en enregistrez une, quelques règles la rendent plus utile :

1. Dites qui l’appelant a joint — le nom de l’entreprise d’abord, pour qu’il sache qu’il a composé le bon numéro.
2. Dites pourquoi personne ne répond et, si c’est utile, vos horaires.
3. Demandez exactement ce qu’il faut pour rappeler : nom, numéro et motif de l’appel.
4. Dites quand vous rappellerez — et faites-le.
5. Restez bref. L’appelant attend de parler, pas d’écouter.

Exemple d’annonce : « Bonjour, vous êtes bien chez Martin Plomberie. Nous ne pouvons pas vous répondre pour le moment, nous sommes en intervention. Laissez votre nom, votre numéro et l’objet de votre appel, nous vous rappelons aujourd’hui avant 18 h. »

Avec Cindy, pas d’annonce enregistrée : elle accueille chaque appelant en direct, au nom de votre entreprise, et dit qu’elle est un agent IA.

Garder le numéro que vos clients connaissent

• Un numéro opérateur Weyvox, acheté dans l’application : Réglages → Cindy → « Acheter un numéro ». Certains pays exigent d’abord une vérification de documents ; pendant ce temps, vous pouvez utiliser un numéro temporaire.
• Le numéro que vous avez déjà. Activez chez votre opérateur le renvoi d’appel de votre numéro professionnel vers votre numéro Weyvox, et connectez-le dans l’application (« Connecter un numéro professionnel »). La connexion ne coûte rien ; votre opérateur facture le renvoi à ses propres tarifs, donc un numéro Weyvox du même pays le garde bon marché. Weyvox ne peut pas activer le renvoi à votre place — cela se règle chez votre opérateur —, l’application vous donne donc les instructions.

Pour choisir et acheter une ligne : Numéro virtuel professionnel.

L’appelant sait qu’il parle à une IA

Au début de chaque appel, Cindy dit qu’elle est l’agent IA qui répond aux appels de votre entreprise et que l’appel est enregistré pour une note d’appel. C’est une règle du produit, pas un réglage, et on ne peut pas la désactiver. Dans l’Union européenne, l’article 50 du règlement sur l’intelligence artificielle (AI Act) exige que les personnes sachent qu’elles s’adressent à un système d’IA ; Weyvox applique cette règle à chaque appel, partout. Les appels d’un numéro bloqué sur weyvox.com/optout ne sont pas pris par la réponse automatique. Le cadre juridique est expliqué dans Les appels IA sont-ils légaux ?

Combien coûte un répondeur IA

Les prix Weyvox sont en crédits : 1 crédit = 0,01 € HT. Les forfaits sont mensuels — Start 19 € HT avec 2 500 crédits, Business 89 € avec 11 000, Professionnel 199 € avec 25 000 —, et le travail de Cindy est prélevé d’abord sur les crédits du forfait, puis sur votre solde.

• Une minute de Cindy en appel : environ 26 crédits — 15 pour la voix et la conversation, plus le travail de l’agent —, à quoi s’ajoute la ligne de l’opérateur, qui dépend du pays.
• Un appel moyen : le simulateur de la page des tarifs compte ≈ 40 crédits — une estimation ; un vrai appel est facturé selon ses minutes et la ligne.
• Une confirmation par SMS : ≈ 8 crédits par segment, selon le pays.
• La ligne : un numéro opérateur a un abonnement mensuel selon le pays et le numéro, affiché avant l’achat ; y connecter votre propre numéro ne coûte rien.

Un mois type. Cindy prend 40 appels auxquels vous n’avez pas pu répondre et envoie 25 confirmations : 40 × ≈ 40 = ≈ 1 600 crédits, plus 25 × ≈ 8 = ≈ 200 — environ 1 800 crédits, plus l’abonnement mensuel du numéro. Cela tient dans les 2 500 crédits du forfait Start. Un mois où Cindy n’a répondu à aucun appel ne coûte aucune minute d’agent. Tous les prix à l’unité et la ligne par pays figurent sur la page des tarifs.

Limites honnêtes

• Pas de crédits, pas de réponse. Quand les crédits du forfait et votre solde sont tous deux épuisés, Cindy ne décroche pas : l’appel sonne sur votre téléphone comme un appel ordinaire, et l’application vous dit pourquoi.
• Seulement quand c’est activé. Si la réponse automatique est désactivée, ou si Cindy est désactivée, les appels sonnent simplement chez vous.
• Pas une personne. Une réclamation ou une demande inhabituelle a besoin de vous : pendant que Cindy parle, l’appel apparaît dans l’application sous forme de mini-carte — écoutez, reprenez la conversation ou mettez fin à l’appel.
• Seulement vos informations. Prix, horaires et conditions viennent de votre profil, de votre grille et de votre agenda ; avec un profil vide, elle ne peut pas parler au nom de l’entreprise.
• Aucune décision d’argent. Elle ne marque jamais un paiement comme reçu et ne vous engage à aucuns frais, acompte, remboursement ni remise.
• Pas pour les urgences. Weyvox peut ne pas joindre les services d’urgence ; gardez un autre moyen de les appeler.

Une équipe de quatre

Un répondeur s’arrête là où s’arrête le message. Cindy est l’agent de téléphonie de Weyvox, une équipe IA de quatre agents : ce qu’elle convient continue d’avancer. Marc tient les commandes et l’agenda dans lesquels elle réserve, et prépare factures et documents ; Leo dirige l’équipe, vous rappelle les choses au bon moment et, avec les forfaits Business et Professionnel, peut prendre en charge un objectif comme « moins d’appels manqués » ; Alice s’occupe de vos réseaux sociaux. Cindy appelle aussi pour vous — et si, lors d’un tel appel, elle tombe sur une messagerie vocale, elle ne laisse pas de message et raccroche.

Les questions qu’on nous pose

Écoutez Cindy répondre à la place du bip

Juste après l’inscription, la rencontre avec les agents comprend un appel test : Cindy appelle votre propre téléphone, vous jouez le client, et elle prend une vraie commande et envoie le SMS — avant même que vous choisissiez un forfait. Weyvox est une application pour iPhone et Android.

Rencontrer l’équipe · Forfaits et prix · Tous les guides