Logiciel de prise de rendez-vous avec IA : un agent qui inscrit vos clients sur vos créneaux libres

Comment un agent IA prend un rendez-vous

Un rendez-vous demande toujours les mêmes quatre choses : qui est le client, ce qu’il veut, quand il peut venir et si ce créneau est libre. À l’accueil, une personne vérifie tout cela de tête et dans un agenda papier. Un agent IA le vérifie dans les données que votre entreprise tient déjà :

• Le client — un client habituel est reconnu à son numéro, et sa fiche contient ses coordonnées, une note que les agents lisent avant de lui parler, ses commandes et ses appels passés.
• La prestation et le prix — uniquement depuis votre grille de prix. Si la prestation n’y figure pas, l’agent dit qu’il va vérifier et rappeler, plutôt que d’inventer un chiffre.
• L’heure — seulement un créneau réellement libre (section suivante).
• L’enregistrement — quand le client accepte, l’agent enregistre le client et la commande, avec l’heure, l’adresse et les prestations aux prix de votre grille.

Ce n’est donc pas un simple agenda partagé, mais un agent IA : il ne se contente pas de proposer une heure, il la réserve et vous laisse le résultat.

Seulement des créneaux réellement libres : comment l’agent choisit l’heure

Avant de proposer une heure, l’agent prend vos horaires de travail dans le profil de l’entreprise, retire les commandes déjà planifiées et — si vous avez connecté un agenda — vos plages occupées. Il ne propose que ce qui reste. Il ne propose jamais un créneau pris ; si le jour souhaité est complet, il le dit et propose le créneau libre le plus proche.

Cindy suit au téléphone la même règle que Marc dans le chat : une heure donnée au téléphone et un rendez-vous que vous prenez vous-même par le chat ne peuvent pas se chevaucher.

Votre agenda : Google Agenda ou les agendas du téléphone

L’agenda se connecte sur la page de Leo, dans l’écran du calendrier. Deux sources sont possibles :

• Google Agenda — connecté une seule fois via l’écran de consentement de Google ; vous choisissez de quel agenda viennent vos plages occupées. Weyvox le tient à jour tout seul, même téléphone éteint. Les commandes réservées par les agents sont ajoutées à un agenda distinct « Weyvox » que Weyvox crée dans votre compte Google, et retirées si la commande est annulée ; vos propres agendas ne sont lus que pour les plages occupées.
• Agenda du téléphone — tous les agendas du téléphone (iCloud, Google, Outlook, compte professionnel) avec une seule autorisation ; il est actualisé quand vous ouvrez l’application.

Quelle que soit la source, Weyvox ne conserve que le début et la fin de vos plages occupées — jamais le titre des événements. Les noms de vos événements vous sont affichés dans l’écran du calendrier, directement depuis le téléphone. Déconnecter Google Agenda retire l’accès immédiatement. Tous les détails sont dans la documentation (en anglais).

Le rendez-vous pendant l’appel : ce que fait Cindy en ligne

Avec la réponse automatique activée, Cindy, la secrétaire IA, répond au numéro de votre entreprise quand vous ne pouvez pas — immédiatement, ou après 10 à 40 secondes de sonnerie chez vous —, sur les serveurs de Weyvox : cela fonctionne donc même téléphone éteint. Pendant l’appel, elle :

1. Dit qu’elle est la secrétaire IA de votre entreprise dès le début de l’appel, et accueille l’appelant au nom de votre entreprise.
2. Répond à la question à partir du profil de l’entreprise et n’annonce que les prix de votre grille.
3. Ne propose que les heures où vous êtes réellement disponible, selon la règle ci-dessus.
4. Enregistre le client et la commande avant de raccrocher, dès que l’appelant accepte le rendez-vous.
5. Propose d’envoyer par SMS ce qui a été convenu — l’heure, l’adresse, le prix — et ne l’envoie qu’après le « oui » du client. L’expéditeur est « Weyvox », le texte commence par le nom de votre entreprise et il est rédigé dans la langue du client.

Elle parle plus de 40 langues. Après l’appel, elle vous écrit une note courte, et un rendez-vous pris vous est aussi signalé à part, pour ne pas se perdre. Le déroulé complet d’un appel, pas à pas : Une IA peut-elle répondre au téléphone de mon entreprise à ma place ?

Le rendez-vous depuis le chat : une ligne à Marc

Une cliente vous a écrit, arrêté dans la rue ou appelé pendant que vous conduisiez ? Écrivez-le dans le chat comme vous le diriez — « inscris Anne pour une couleur jeudi matin » — et Marc, le gestionnaire IA, trouve un créneau libre selon la même règle, crée la commande et, si vous le demandez, envoie à Anne une confirmation par SMS.

• Autonomie désactivée — et toujours avec le forfait Start —, Marc montre ce qu’il s’apprête à faire (réserver un créneau, modifier une commande, écrire à un client) et attend votre « oui ».
• Autonomie activée (forfaits Business et Professionnel), il réserve les créneaux libres, met à jour les commandes et envoie les confirmations par SMS de lui-même, puis vous en rend compte.

Dans les deux cas, le dernier mot vous revient : une commande créée par un agent — au téléphone ou dans le chat — reste « Non confirmée » jusqu’à ce que vous la vérifiiez et touchiez « Confirmer », et si un agent la modifie ensuite, il redemande votre confirmation. Les commandes que vous créez vous-même sont confirmées tout de suite. Chaque commande garde un historique de ce qui s’est passé et de qui a changé quoi.

Agent IA ou prise de rendez-vous en ligne

Un service de prise de rendez-vous en ligne donne aux clients une page ou un lien où ils choisissent eux-mêmes la prestation et le créneau. C’est pratique pour ceux qui veulent réserver en quelques gestes, à toute heure, sans parler à personne. Ce qu’il ne sait pas faire : répondre à une question avant la réservation, comprendre « plutôt jeudi, mais pas trop tôt », ou prendre l’appel du client qui téléphone tout simplement.

Dans Weyvox, le rendez-vous se prend dans une conversation — au téléphone avec Cindy ou dans votre chat avec Marc —, et non sur une page que le client remplit. Si vos clients vous appellent ou vous écrivent surtout, c’est justement cette partie du travail que l’agent IA vous retire. Ce que coûte un appel sans réponse est détaillé dans Appels manqués : combien coûtent-ils à une TPE ?

Avant le premier rendez-vous : ce qu’il faut régler

• Horaires et prestations dans le profil de l’entreprise. Sans horaires, aucun créneau à proposer ; avec un profil vide, les agents ne peuvent pas parler au nom de l’entreprise.
• La grille de prix. Des prestations avec un prix ou une fourchette, une unité et une durée. C’est la seule source des prix ; une prestation désactivée est masquée aux agents.
• Un agenda, si vous en tenez un : Google Agenda est tenu à jour même téléphone éteint, les agendas du téléphone sont lus quand vous ouvrez l’application.
• Votre écran de commandes avec les mots de votre métier. Expliquez à Marc comment vous travaillez (« interventions : adresse, modèle de voiture, le problème en une phrase ») : il renomme les étapes et les champs des commandes, ajoute jusqu’à trois champs à vous et dit à Cindy quoi demander aux appelants.
• Une ligne pour Cindy — un numéro Weyvox acheté dans l’application, ou votre numéro professionnel actuel renvoyé vers lui : Numéro virtuel professionnel.

Combien coûte la prise de rendez-vous avec IA

Les prix Weyvox sont en crédits : 1 crédit = 0,01 € HT. Les forfaits sont mensuels — Start 25 € HT avec 2 500 crédits, Business 110 € HT avec 11 000, Professionnel 250 € HT avec 25 000 —, et le travail des agents est prélevé d’abord sur les crédits du forfait, puis sur les crédits achetés.

• Un appel avec rendez-vous : une minute de Cindy en appel coûte environ 21 crédits, plus la ligne de l’opérateur du pays ; le simulateur de la page des tarifs compte un appel jusqu’à 2 min à ≈ 50 crédits — une estimation, un vrai appel est facturé selon ses minutes et la ligne.
• Une confirmation par SMS : ≈ 8 crédits par segment, selon le pays.
• Un rendez-vous depuis le chat : le travail de Marc est facturé aux tarifs des jetons — 500 crédits par million de jetons en entrée, 2 500 par million en sortie ; le simulateur compte une tâche courante dans le chat à ≈ 60 crédits.
• Connecter un agenda : rien de plus.

Un mois type. Cindy prend le rendez-vous de 30 appelants et envoie à chacun une confirmation : 30 × ≈ 50 = ≈ 1 500 crédits, plus 30 × ≈ 8 = ≈ 240 — environ 1 740 crédits sur les 2 500 du forfait Start ; le reste couvre l’abonnement mensuel du numéro et d’autres tâches, et au-delà, ce sont les crédits achetés qui paient. Tous les prix à l’unité et la ligne par pays figurent sur la page des tarifs.

Limites honnêtes

• Pas une page de réservation. Les clients prennent rendez-vous en appelant, ou par vous dans le chat ; ils ne choisissent pas un créneau sur un site.
• Seulement le temps qu’il voit. Les rendez-vous restent dans vos horaires et vos créneaux libres. Une plage ajoutée à l’agenda du téléphone est vue à la prochaine ouverture de l’application ; Google Agenda se met à jour tout seul.
• Pas de crédits, pas de réponse. Quand les crédits du forfait et les crédits achetés sont tous deux épuisés, ou sans abonnement actif, Cindy ne décroche pas : l’appel sonne chez vous comme un appel ordinaire, et l’application vous dit pourquoi.
• C’est vous qui confirmez. Une commande réservée par un agent reste « Non confirmée » jusqu’à ce que vous touchiez « Confirmer » ; avec Start, les agents demandent avant chaque action.
• Aucune décision d’argent. Un paiement n’est enregistré que lorsque vous dites que l’argent est arrivé — jamais déduit d’un rendez-vous ou d’un travail terminé.
• Pas une personne. Une réclamation ou une demande inhabituelle a besoin de vous : pendant que Cindy parle, l’appel apparaît dans l’application sous forme de mini-carte — écoutez, reprenez la conversation ou mettez fin à l’appel.

Cindy, Marc et les autres agents de Weyvox

La prise de rendez-vous est un travail partagé. Cindy est la secrétaire IA de Weyvox, et tout ce qu’elle fait, de la réponse aux appels jusqu’aux appels passés pour vous, est sur sa page : Cindy, secrétaire IA. Marc tient l’entreprise elle-même — clients, commandes, grille de prix, documents et argent — et transforme une commande planifiée en facture à partir de vos propres modèles : Marc, gestionnaire IA. Ils partagent un même profil d’entreprise, une même grille de prix et une même liste de clients : l’heure donnée par Cindy au téléphone et la commande tenue par Marc sont le même enregistrement. Leo, le coordinateur IA, tient le profil de l’entreprise — l’agenda se connecte sur sa page — et vous rappelle les choses au bon moment ; Alice, la responsable marketing IA, reprend dans vos posts les mêmes prix que Cindy donne aux appelants. Chaque agent peut être utilisé seul, et un agent désactivé ne coûte rien.

Les questions qu’on nous pose

Écoutez Cindy prendre un rendez-vous

Si vous choisissez Cindy à l’inscription, la rencontre avec les agents comprend un appel test sans frais (jusqu’à deux, de 6,5 minutes maximum chacun) : elle appelle votre propre téléphone, vous explique de vive voix comment elle travaillera pour votre entreprise et répond à vos questions — avant même que vous choisissiez un forfait. Weyvox est une application pour iPhone et Android.

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