Accueil téléphonique IA pour petite entreprise : ce que fait une secrétaire IA et ce qu’elle coûte

Ce que fait une secrétaire IA — et comment Cindy s’en charge

Au téléphone, le travail d’une secrétaire se résume à quelques gestes : décrocher, répondre à la question, fixer le rendez-vous, noter la commande et ne rien laisser se perdre. Cindy fait chacun d’eux sur le numéro de votre entreprise, pendant que l’appelant est encore en ligne :

• Elle décroche au nom de votre entreprise — immédiatement, ou après 10 à 40 secondes de sonnerie — sur un numéro acheté dans l’application ou sur celui que vos clients connaissent déjà.
• Elle répond à partir du profil de l’entreprise : votre activité, vos horaires, votre adresse, vos prestations et vos conditions ; vos réponses aux questions fréquentes, elle les reprend mot pour mot. Un client habituel, elle le reconnaît à son numéro et l’appelle par son nom.
• Elle n’annonce que vos propres prix. Si une prestation ne figure pas dans votre grille, elle dit qu’elle va vérifier et revenir vers l’appelant, au lieu d’inventer un montant.
• Elle place les clients sur des créneaux réellement libres : vos horaires de travail, moins les commandes déjà planifiées, moins les périodes occupées de votre agenda. Si le jour demandé est complet, elle propose le créneau libre le plus proche.
• Elle prend la commande en entier — qui, quoi, quand, où, le prix convenu — et l’enregistre avant de raccrocher. La commande attend dans vos commandes avec la mention « Non confirmée », jusqu’à ce que vous la vérifiiez et appuyiez sur « Confirmer ».
• Elle envoie une confirmation par SMS dès que l’appelant dit oui. L’expéditeur est « Weyvox », et le texte commence par le nom de votre entreprise.
• Elle vous laisse une note dans le chat avec ce numéro — qui a appelé, ce qui a été éclairci, ce qui a été convenu — et vous signale à part les accords importants, comme un rendez-vous fixé.

Le déroulé d’un appel, étape par étape, est dans le guide Une IA peut-elle répondre au téléphone à ma place ? Ici, il s’agit de choisir sa secrétaire : quoi comparer, quoi vérifier, comment la mettre en place et combien elle coûte.

Une journée de travail avec un agent IA téléphonique

• Un plombier sur un toit. La réponse automatique est réglée sur 20 secondes. Le téléphone sonne, il a les mains prises — et c’est Cindy qui décroche. Sophie Martin a un souci de chaudière ; jeudi est déjà complet, alors Cindy propose vendredi à 10 h, enregistre la commande et envoie la confirmation à Sophie par SMS. Quand il redescend, le chat indique : « Sophie Martin a appelé pour sa chaudière. Rendez-vous pris vendredi à 10 h, SMS de confirmation envoyé. »
• Une coiffeuse en pleine coupe. Elle refuse l’appel d’un geste, et Cindy répond aussitôt, sans attendre la fin du délai. La cliente demande le prix d’une coloration et une place samedi : le prix vient de « Prestations et prix », l’horaire des créneaux libres. Une question que le profil ne couvre pas reçoit un « je vérifie et je reviens vers vous » — jamais une supposition.
• Un chauffeur de transferts au volant. La réponse automatique est réglée sur « Immédiatement » : le téléphone ne sonne pas pendant qu’il conduit. Il a expliqué une fois à Marc comment il travaille — « transferts : heure de prise en charge, destination, numéro de vol » —, alors Cindy demande exactement cela à chaque appelant, et la commande arrive complète.
• Un gîte et un client étranger. Cindy commence dans la langue de votre application ; l’appelant répond en anglais, et elle poursuit en anglais. Votre note, elle, arrive dans votre langue.

La réponse automatique fonctionne de la même façon pendant et en dehors de vos horaires, et elle tourne sur les serveurs de Weyvox, pas sur votre téléphone : un appel du soir obtient une réponse même téléphone éteint, tant qu’il reste du crédit ou du solde sur le compte.

Secrétariat téléphonique IA, permanence téléphonique ou répondeur : le comparatif

Les mots se mélangent, alors d’abord les termes. Une permanence téléphonique — ou télésecrétariat, parfois appelé « secrétaire virtuelle » — désigne en général des personnes : une équipe à distance qui répond pour de nombreuses entreprises, chacune à son nom et selon ses consignes (même si certains produits d’IA reprennent l’appellation). Une secrétaire IA est un logiciel qui mène lui-même la conversation. Voici les options habituelles côte à côte :

Une personne salariée reste la meilleure là où il faut du discernement, et la messagerie vocale coûte le moins mais laisse le travail à l’appelant. La secrétaire IA comble l’écart entre les deux — les appels qui arrivent pendant que vous travaillez — et le travail de Cindy se paie à la minute de conversation, pas à l’heure passée à attendre près du téléphone. Pour chiffrer cet écart pour votre entreprise, voyez Appels manqués : combien coûtent-ils à une TPE ?

Comment choisir une secrétaire IA ou un standard téléphonique IA : huit questions

La « meilleure » dépend de votre activité, mais quelques questions distinguent une IA qui décroche d’une IA qui mène l’affaire à son terme. Posez-les à n’importe quelle secrétaire IA ; voici comment Cindy répond à chacune.

1. Dit-elle qu’elle est une IA ? Cindy, oui, au début de chaque appel, et on ne peut pas le désactiver.
2. D’où viennent ses réponses et ses prix ? Uniquement du profil de votre entreprise et de votre grille tarifaire. Pour le reste, elle promet de vérifier plutôt que d’inventer.
3. Place-t-elle les clients sur vos vrais créneaux libres ? Oui : vos horaires, moins les commandes planifiées, moins les périodes occupées de Google Agenda ou des agendas du téléphone. Weyvox n’en garde que le début et la fin de chaque période occupée, jamais les titres des événements.
4. Où va la commande après l’appel ? Dans la liste de vos commandes, où Marc peut en faire une facture ou tout autre document à partir de vos modèles.
5. Pouvez-vous écouter et intervenir ? Pendant que Cindy parle, l’appel apparaît dans l’application sous forme de mini-carte : écouter, « Reprendre la conversation » ou raccrocher. Le bouton « Confier à l’agent » la lui rend.
6. Dépend-elle de votre téléphone ? Non. Cindy répond depuis les serveurs de Weyvox : cela fonctionne téléphone éteint ou sans réseau.
7. Pouvez-vous garder votre numéro ? Oui. Renvoyez-le vers votre numéro Weyvox et connectez-le dans l’application, pour 5 € une seule fois.
8. Comment est-ce facturé, et que se passe-t-il quand l’argent manque ? À la minute, sur le crédit du forfait d’abord, puis sur votre solde. Quand les deux sont épuisés, Cindy ne répond plus et les appels sonnent chez vous comme des appels ordinaires.

Mettre en place l’accueil téléphonique IA avec Cindy

1. Inscrivez-vous et rencontrez l’équipe. Dites à Leo ce que fait votre entreprise ; Marc en tire le profil de l’entreprise. Pendant la rencontre, Cindy appelle votre propre téléphone, vous jouez le client, et elle prend une vraie commande et envoie le SMS — avant même le choix du forfait.
2. Choisissez un forfait : Start, Business ou Professionnel.
3. Donnez-lui une ligne. Réglages → Cindy → « Acheter un numéro ». Dans certains pays, l’opérateur vérifie d’abord des documents ; pendant ce temps, un numéro temporaire permet de travailler. Pour que vos clients continuent d’appeler le numéro de vos cartes de visite et de votre camionnette, ajoutez-le en plus : « Connecter un numéro professionnel », puis activez le renvoi d’appel chez votre opérateur.
4. Vérifiez ce qu’elle dira. Sur la page de Marc, « Profil de l’entreprise » contient vos horaires, votre adresse, vos conditions et vos réponses aux questions fréquentes, et « Prestations et prix » est la seule source des prix. Expliquez à Marc comment vous travaillez : il adapte les champs des commandes et indique à Cindy quoi demander aux appelants.
5. Connectez votre agenda sur la page de Leo → « Agenda » : Google Agenda ou les agendas de votre téléphone.
6. Activez « Réponse automatique de l’agent » dans Réglages → Cindy et choisissez quand elle décroche : « Immédiatement », ou après 10, 20, 30 ou 40 secondes. Le réglage recommandé est 20 secondes : vous entendez quelques sonneries et pouvez encore répondre vous-même. Chaque délai est décrit dans la documentation (en anglais).

Un agent vocal IA qui parle plus de 40 langues

Cindy parle plus de 40 langues au rythme d’une vraie conversation : elle perçoit l’intonation et s’arrête pour écouter quand on l’interrompt. Un appel entrant commence dans la langue de votre application — ou dans celle qu’elle a déjà parlée avec cet appelant — et passe à la langue de l’interlocuteur dès qu’il en parle clairement une autre ou demande à en changer. Le SMS de confirmation est rédigé dans la langue du client ; votre note arrive toujours dans la langue de votre application. Pour une activité avec des touristes, des expatriés ou des clients de l’autre côté d’une frontière, c’est souvent là qu’une secrétaire IA se rentabilise.

Elle dit qu’elle est un agent IA — et ce qui est enregistré

Au début de chaque appel, Cindy dit qu’elle est l’agent IA qui répond pour votre entreprise et que l’appel est enregistré pour la note d’appel. C’est une règle du produit, pas un réglage : on ne peut pas la désactiver. Dans l’Union européenne, l’article 50 de l’AI Act impose d’informer les personnes qu’elles parlent à un système d’IA ; Weyvox applique la même règle à chaque appel, partout.

• « Enregistré » veut dire transcrit. Weyvox ne fait aucun enregistrement audio et ne conserve pas le son des appels. La conversation est transcrite en texte, Cindy rédige sa note à partir de ce texte, et la transcription complète est conservée 24 heures.
• Un SMS seulement après un oui. La confirmation n’est envoyée que si l’appelant l’a acceptée pendant l’appel.
• L’opposition est respectée. Cindy ne répond pas aux appels d’un numéro bloqué sur weyvox.com/optout.

Pour le volet juridique : les sections 11 et 17 à 19 des Conditions d’utilisation et la Politique de confidentialité (en anglais), ainsi que le guide Démarchage téléphonique 2026 et IA : ce qui est légal.

Combien coûte une secrétaire IA

Weyvox fonctionne par abonnement mensuel, et chaque forfait ajoute un crédit pour le travail des agents. Les minutes de Cindy sont prises sur ce crédit d’abord, puis sur votre solde, que vous rechargez dans l’application.

• Une minute de Cindy en appel : 0,15 € pour la voix et la conversation, plus le travail de l’agent — environ 0,23 € au total —, et en plus la ligne de l’opérateur, qui dépend du pays.
• Un appel moyen : le simulateur de dépenses de la page des tarifs compte environ 2 minutes, soit ≈ 0,50 €.
• Un SMS de confirmation : ≈ 0,08 € par segment (jusqu’à 160 caractères latins), selon le pays.
• La ligne : un numéro opérateur a un prix mensuel selon le pays et le numéro, affiché dans l’application avant l’achat, et votre premier numéro coûte 5 € de moins. Connecter en plus votre propre numéro professionnel coûte 5 € une seule fois.

Exemple sur un mois. Cindy répond à environ 80 appels et envoie 50 confirmations :

• 80 appels × ≈ 0,50 € = ≈ 40 €
• 50 SMS × ≈ 0,08 € = ≈ 4 € (un segment chacun)
• Total : ≈ 44 €, plus le prix mensuel du numéro, lui aussi pris sur le crédit.

Avec Start, le crédit de 25 € couvre les 25 premiers euros et environ 19 € sont pris sur votre solde : avec l’abonnement, à peu près 19 € + 19 € = 38 € par mois hors TVA. Avec Business, les mêmes ≈ 44 € tiennent dans le crédit de 110 €, et le reste finance le travail des autres agents. Le crédit non utilisé expire en fin de mois avec Start et Business, et passe sur votre solde avec Professionnel. Tous les prix à l’unité et la ligne de chaque pays figurent sur la page des tarifs.

Ce qu’elle ne fera pas

• Répondre sans fonds. Quand le crédit du forfait et votre solde sont tous deux épuisés, Cindy ne décroche pas : l’appel sonne chez vous comme un appel ordinaire, et l’application vous explique pourquoi.
• Répondre quand elle est désactivée. Avec la « Réponse automatique de l’agent » désactivée, les appels sonnent simplement chez vous ; avec Cindy désactivée, il n’y a plus de réponse automatique du tout.
• Être une personne. Une réclamation, une demande inhabituelle ou une négociation qui a besoin de vous : reprenez l’appel depuis la mini-carte.
• Inventer. Prix, horaires et conditions viennent uniquement de votre profil, de votre grille et de votre agenda ; ce à quoi elle n’a pas pu répondre arrive dans la note, pour vous.
• Toucher à l’argent. Elle ne marque jamais rien comme payé et ne vous engage jamais sur des frais, un acompte, un remboursement ou une remise.
• Faire office de centre d’appels. Il n’y a pas de file d’attente, et chaque numéro sonne sur un seul téléphone.
• Servir pour les urgences. Weyvox peut ne pas joindre les services d’urgence : gardez un autre moyen de les appeler.
• Garantir un résultat. Un appelant peut changer d’avis, et un rendez-vous fixé peut encore être annulé.

Une équipe de quatre

Une secrétaire qui ne prend que des messages vous laisse tout le reste. Cindy est l’agent de téléphonie de Weyvox, une équipe IA de quatre agents : ce qu’elle convient au téléphone continue d’avancer.

• Marc tient les commandes et l’agenda où elle place les rendez-vous, et transforme une commande en facture ou en contrat à partir de vos modèles — voir l’IA qui fait vos devis et factures.
• Leo dirige l’équipe, vous rappelle les choses au bon moment et, avec les forfaits Business et Professionnel, peut prendre en charge un objectif comme « moins d’appels manqués » — voir l’équipe IA pour TPE et PME.
• Alice s’occupe de vos réseaux sociaux — voir ce que fait un community manager IA.

Dans « Résultats », le bloc « Ce qu’a fait l’équipe » montre les appels de Cindy et les commandes qui en sont issues, et « Requiert votre attention », les appels manqués que personne n’a encore rappelés. Cindy appelle aussi pour vous — voir comment se passe un appel téléphonique IA — et si vous travaillez seul, il existe un guide sur l’IA pour auto-entrepreneur et artisan.

Les questions qu’on nous pose

Écoutez Cindy décrocher

La rencontre, juste après l’inscription, comprend un appel test : Cindy appelle votre propre téléphone, vous jouez le client, et elle prend une vraie commande et envoie le SMS — avant même que vous choisissiez un forfait. Weyvox est une application pour iPhone et Android.

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