AI-секретар для бізнесу, а не просто автовідповідач: що він уміє і скільки коштує

Що робить AI-секретар — і як це робить Сінді

Телефонна робота секретаря зводиться до кількох речей: взяти слухавку, відповісти на питання, записати на час, зафіксувати замовлення й нічого не загубити. Сінді робить кожну з них на номері вашого бізнесу, поки клієнт ще на лінії:

• Бере слухавку від імені вашого бізнесу — одразу або після 10–40 секунд дзвінка — на номері, купленому в застосунку, чи на тому, який ваші клієнти вже знають.
• Відповідає з інформації про бізнес: чим ви займаєтесь, графік, адреса, послуги й умови, а відповіді на часті питання дає слово в слово. Постійного клієнта впізнає за номером і звертається до нього на ім’я.
• Називає лише ваші ціни. Якщо чогось немає у прайсі, каже, що уточнить і передзвонить, — а не вигадує суму.
• Записує на справді вільний час: ваш графік роботи мінус уже призначені замовлення мінус зайнятий час у календарі. Якщо на бажаний день вільно немає, пропонує найближче вікно.
• Приймає замовлення повністю — хто, що, коли, куди, домовлена ціна — і фіксує його ще до прощання. У замовленнях воно чекає з позначкою «Не підтверджено», доки ви його не перевірите й не натиснете «Підтвердити».
• Надсилає SMS-підтвердження, щойно клієнт погодиться. Відправник — «Weyvox», а текст починається з назви вашого бізнесу.
• Лишає вам нотатку в чаті з цим номером — хто дзвонив, що з’ясовано, про що домовились, — а про важливе, як-от призначений візит, пише окремо.

Як іде один дзвінок крок за кроком — у довіднику Чи може AI відповідати на дзвінки бізнесу? Тут — про вибір секретаря: що порівнювати, що перевіряти, як налаштувати й скільки це коштує.

Робочий день з AI-секретарем

• Сантехнік на даху. Автовідповідь стоїть на 20 секундах. Телефон дзвонить, руки зайняті — і слухавку бере Сінді. У Софі Мартен проблема з котлом; четвер уже зайнятий, тож Сінді пропонує п’ятницю на 10:00, фіксує замовлення й надсилає Софі SMS-підтвердження. Коли він спускається, у чаті вже написано: «Софі Мартен дзвонила щодо котла. Записала її на п’ятницю на 10:00 і надіслала SMS-підтвердження».
• Перукарка посеред стрижки. Вона скидає дзвінок одним дотиком — і Сінді відповідає одразу, не чекаючи таймера. Клієнтка питає, скільки коштує фарбування і чи можна в суботу: ціна — з «Послуги і ціни», час — з вільних вікон. На питання, якого немає в профілі, звучить «уточню й передзвоню» — а не здогадка.
• Водій трансферу за кермом. Автовідповідь стоїть на «Одразу», тож у дорозі телефон не дзвонить. Колись він розповів Марку, як працює, — «трансфери: час подачі, куди, номер рейсу», — і Сінді питає саме це в кожного, хто дзвонить. Замовлення приходить повним.
• Гостьовий будинок і гість з-за кордону. Сінді починає мовою вашого застосунку, гість відповідає німецькою — і вона продовжує німецькою. Нотатка все одно приходить вашою мовою.

Автовідповідь працює однаково в робочий і неробочий час і відбувається на серверах Weyvox, а не у вашому телефоні, — тож вечірній дзвінок отримає відповідь навіть тоді, коли телефон вимкнений, якщо на акаунті є кредит чи баланс.

AI-секретар, віртуальний секретар, голосова пошта та інші

Назви плутаються, тож спершу терміни. Віртуальний секретар — це зазвичай люди: віддалена команда, що відповідає на дзвінки багатьох компаній, кожній — від її імені й за її інструкцією (хоча так називають себе й деякі AI-продукти). AI-секретар — програма, яка сама веде розмову. Ось звичні варіанти поруч:

Людина в штаті досі найкраща там, де потрібне судження, а голосова пошта найдешевша, але перекладає роботу на клієнта. AI-секретар закриває проміжок між ними — дзвінки, що надходять, поки ви працюєте, — і робота Сінді оплачується за хвилини розмови, а не за години чийогось чергування біля телефона. Щоб оцінити цей проміжок у грошах для свого бізнесу, дивіться довідник Скільки коштують пропущені дзвінки.

Як обрати AI-секретаря: вісім питань

Який із них «найкращий» — залежить від вашого бізнесу, але кілька питань відділяють AI, що просто бере слухавку, від того, що доводить справу до кінця. Поставте їх будь-якому AI-секретарю; ось як на кожне відповідає Сінді.

1. Чи каже він, що він AI? Сінді — так, на початку кожного дзвінка, і вимкнути це не можна.
2. Звідки відповіді й ціни? Лише з інформації про ваш бізнес і вашого прайсу. Решту вона обіцяє уточнити, а не вигадує.
3. Чи записує він на справді вільний час? Так: ваш графік мінус призначені замовлення мінус зайнятість у Google Календарі чи календарях телефона. Weyvox бере з них лише початок і кінець зайнятого часу — без назв подій.
4. Куди йде замовлення після дзвінка? У список ваших замовлень, де Марк може зробити з нього рахунок чи інший документ за вашими шаблонами.
5. Чи можна послухати й втрутитися? Поки Сінді говорить, дзвінок видно в застосунку міні-карткою: слухати, «Взяти розмову на себе» або завершити дзвінок. Кнопка «Передати розмову агенту» повертає розмову їй.
6. Чи залежить він від вашого телефона? Ні. Сінді відповідає на серверах Weyvox, тож усе працює й з вимкненим телефоном чи без зв’язку.
7. Чи можна лишити свій номер? Так. Увімкніть переадресацію на номер Weyvox і підключіть свій номер у застосунку за 5 € разово.
8. Як рахують гроші і що буде, коли вони скінчаться? Похвилинно: спершу з кредиту плану, потім з балансу. Коли вичерпано обидва, Сінді не відповідає, а дзвінки дзвонять вам як звичайні.

Як налаштувати AI-секретаря: номер, календар і автовідповідь

1. Зареєструйтеся й познайомтеся з командою. Розкажіть Лео, чим займається ваш бізнес, — з цього Марк заповнить інформацію про бізнес. На знайомстві Сінді дзвонить на ваш телефон, ви граєте клієнта, а вона приймає справжнє замовлення й надсилає SMS — ще до вибору плану.
2. Оберіть план: «Старт», «Бізнес» чи «Професіонал».
3. Дайте їй лінію. Налаштування → Сінді → «Купити номер телефону». У деяких країнах оператор спершу перевіряє документи; на час перевірки можна взяти тимчасовий номер. Щоб клієнти й далі дзвонили на номер з ваших візиток і авто, додайте його поверх: «Підключити бізнес-номер» — і ввімкніть переадресацію у свого оператора.
4. Перевірте, що вона казатиме. На сторінці Марка в «Інформація про бізнес» — графік, адреса, умови й відповіді на часті питання, а «Послуги і ціни» — єдине джерело цін. Розкажіть Марку, як ви працюєте, — він підлаштує поля замовлення й скаже Сінді, що питати в клієнтів.
5. Підключіть календар на сторінці Лео → «Календар»: Google Календар або календарі телефона.
6. Увімкніть «Автовідповідь агента» у розділі Налаштування → Сінді й оберіть, коли вона бере слухавку: «Одразу» або через 10, 20, 30 чи 40 секунд. Рекомендовано 20: ви чуєте кілька гудків і ще встигаєте відповісти самі. Кожну затримку описано в документації (англійською).

Понад 40 мов

Сінді розмовляє понад 40 мовами в живому темпі розмови: чує інтонацію й замовкає, щоб вислухати, коли її перебивають. Вхідний дзвінок вона починає мовою застосунку — або тією, якою вже говорила з цим абонентом, — і переходить на мову співрозмовника, щойно той явно говорить іншою чи просить перейти. SMS-підтвердження пишеться мовою клієнта, а нотатка вам — завжди мовою застосунку. Для бізнесу з туристами, іноземцями чи клієнтами з-за кордону саме тут AI-секретар часто й окупається.

Вона каже, що вона AI-агент, — і що записується

На початку кожного дзвінка Сінді каже, що вона AI-агент, який приймає дзвінки вашого бізнесу, і що розмова записується для нотатки. Це правило продукту, а не налаштування: вимкнути його не можна. У Європейському Союзі стаття 50 AI Act вимагає повідомляти людям, що вони говорять із системою AI; Weyvox застосовує це правило на кожному дзвінку, у будь-якій країні.

• «Записується» означає «записується текстом». Weyvox не робить аудіозаписів і не зберігає звук дзвінків. Розмова розшифровується в текст, з нього Сінді пише нотатку, а повна розшифровка зберігається 24 години.
• SMS — лише після «так». Підтвердження надсилається, тільки якщо клієнт погодився на нього під час розмови.
• Відмову поважають. Сінді не відповідає на дзвінки з номера, заблокованого на weyvox.com/optout.

Більше про правовий бік — у розділах 11 і 17–19 Умов використання та в Політиці конфіденційності (англійською), а також у довіднику Закон ЄС про штучний інтелект: чи легальні AI-дзвінки?

Скільки коштує AI-секретар

Weyvox працює за місячною підпискою, і кожен план додає кредит на роботу агентів. Хвилини Сінді списуються спершу з цього кредиту, а потім — з балансу, який поповнюється в застосунку.

• Хвилина Сінді на дзвінку: 0,15 € за голос і розмову плюс робота агента — разом близько 0,23 €, — а зверху лінія оператора, що залежить від країни.
• Середній дзвінок: симулятор витрат на сторінці тарифів рахує близько 2 хвилин, ≈ 0,50 €.
• SMS-підтвердження: ≈ 0,08 € за сегмент (до 70 символів кирилицею або 160 латиницею), залежно від країни.
• Лінія: операторський номер має щомісячну плату за країною й номером — її видно в застосунку до покупки, а перший номер на 5 € дешевший. Підключити поверх нього свій номер бізнесу — 5 € разово.

Приклад місяця. Сінді відповідає приблизно на 80 дзвінків і надсилає 50 підтверджень:

• 80 дзвінків × ≈ 0,50 € = ≈ 40 €
• 50 SMS × ≈ 0,08 € = ≈ 4 € (по одному сегменту)
• Разом ≈ 44 € плюс щомісячна плата за номер — вона теж списується з кредиту.

На «Старті» кредит 25 € покриває перші 25 €, а близько 19 € списується з балансу: разом із підпискою — приблизно 19 € + 19 € = 38 € на місяць без ПДВ. На «Бізнесі» ті самі ≈ 44 € вміщаються в кредит 110 €, а решта йде на роботу інших агентів. Невитрачений кредит на «Старті» й «Бізнесі» згорає в кінці місяця, а на «Професіоналі» переходить на баланс. Усі ціни за одиницю й лінія для кожної країни — на сторінці тарифів.

Чого вона не зробить

• Не відповідає без коштів. Коли вичерпано і кредит плану, і баланс, Сінді не бере слухавку: дзвінок дзвонить вам як звичайний, а застосунок пояснює чому.
• Не відповідає, коли вимкнена. З вимкненою «Автовідповіддю агента» дзвінки просто дзвонять вам, а з вимкненою Сінді автовідповіді немає взагалі.
• Не людина. Скарга, незвичне прохання чи торг, де потрібні саме ви, — беріть розмову на себе з міні-картки.
• Не вигадує. Ціни, час і умови — лише з профілю, прайсу й календаря; на що вона не змогла відповісти, те потрапляє вам у нотатку.
• Не розпоряджається грошима. Вона ніколи не позначає оплату й не зобов’язує вас до внеску, передоплати, повернення чи знижки.
• Не кол-центр. Черги дзвінків немає, а кожен номер дзвонить на один телефон.
• Не для екстрених дзвінків. Weyvox може не додзвонитися до екстрених служб — майте інший спосіб їх викликати.
• Не гарантує результату. Клієнт може передумати, а призначений час — скасуватися.

Одна з чотирьох

Секретар, який лише записує повідомлення, лишає решту роботи вам. Сінді — агент телефонії у Weyvox, AI-команді з чотирьох, тож те, про що вона домовилась телефоном, рухається далі:

• Марк веде замовлення й календар, у який вона записує, і робить із замовлення рахунок чи договір за вашими шаблонами — див. програму для рахунків і актів.
• Лео керує командою, вчасно нагадує, а на планах «Бізнес» і «Професіонал» може взяти мету на кшталт «менше пропущених дзвінків» — див. команду AI-агентів для бізнесу.
• Аліса веде ваші соцмережі — див. AI SMM для малого бізнесу.

В «Результатах» блок «Що зробила команда» показує дзвінки Сінді й замовлення з них, а «Потребує вашої уваги» — пропущені дзвінки, на які ще ніхто не передзвонив. Сінді також дзвонить за вас — див. AI-дзвінки, — а якщо ви працюєте самі, є довідник «Застосунок для ФОП».

Питання, які ставлять

Почуйте, як Сінді бере слухавку

Знайомство одразу після реєстрації включає тестовий дзвінок: Сінді дзвонить на ваш телефон, ви граєте клієнта, а вона приймає справжнє замовлення й надсилає SMS — ще до того, як ви оберете план. Weyvox — застосунок для iPhone та Android.

Знайомство з командою · Плани й ціни · Усі довідники